Arbeitgeberlexikon


Auslagenersatz ist die Rückerstattung von Beträgen, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber ausgelegt hat. Er ist grundsätzlich kein Arbeitsentgelt und muss zusätzlich gezahlt werden.  Bei Einzelnachweis ist der Auslagenersatz (§ 3 Nr. 50 EStG, R 3.50 LStR 2015) stets steuer- und sozialversicherungsfrei.

Beispiel: Ihr Außendienstmitarbeiter nutzt für seine Arbeit sein eigenes Fahrzeug und bezahlt sämtliche Kosten für Benzin, Wartung usw. Sie ersetzen jeweils genau die angefallenen Kosten.

Als Pauschale gezahlter Auslagenersatz ist hingegen nur dann steuerfrei, wenn er regelmäßig in etwa gleicher Höhe wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist (R 3.50 Abs. 2 Satz 2 LStR 2015).

Beispiel: Ihr Außendienstmitarbeiter Herr Karl legt Ihnen Unterlagen vor, nach denen er für drei Monate betrieblich veranlasste Kfz-Kosten in Höhe von mindestens 885 € hatte (Benzin, Parkgebühren usw.). Sie könnten ihm dann z.B. monatlich pauschal 300 € steuerfrei zahlen, weil das annähernd dem monatlichen Aufwand entspricht.

Die ermittelte Pauschale kann solange steuerfrei weitergezahlt werden bis sich die Verhältnisse ändern, etwa wegen Aufnahme einer anderen  Tätigkeit. Danach muss der  Mitarbeiter erneut die tatsächlichen Auslagen ermitteln.

Hinsichtlich der pauschalen Erstat­tungsmöglichkeiten  von  "Telefon, Internet, Handy" siehe dort.

 

Stand 01/2016

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