Arbeitgeberlexikon
Auswärtstätigkeit, beruflich veranlasste Verpflegungsmehraufwendungen
Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit arbeitet der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und wird nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig. Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben.
Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Sind solche nicht vorhanden oder sind die getroffenen Festlegungen nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen. In diesem Falle ist von einer ersten Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Einrichtung auszugehen, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit nicht nur vorübergehend, sondern dauerhaft tätig werden soll. Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ist außerhalb seiner Wohnung immer auswärts tätig.
Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit kann der Arbeitgeber Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis bis 20 € je Übernachtung steuerfrei erstatten.
Zudem können Verpflegungsmehraufwendungen erstattet werden:
Inlandsreisen
- 14 €: für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist; beginnt die Auswärtstätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 14,00 € für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
- 14 €: für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einen anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb der Wohnung übernachtet.
- 28 €: für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
Auslandsreisen
Für beruflich veranlasste Auslandsreisen gelten vom Bundesministerium für Finanzen für jedes Land festgelegte Pauschalen.
Dauer
Der Verpflegungsmehraufwand kann für längstens 3 Monate für eine auswärtige berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte gewährt werden. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert (§ 9 Abs.4a Satz 6 und 7 EStG). Von einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist erst dann auszugehen, sobald der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen in der Woche tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen in der Woche aufgesucht wird.
Neben dem steuerfreien Höchstbetrag kann der Arbeitgeber zusätzlich einen mit 25 % pauschal versteuerten Betrag in gleicher Höhe gewähren (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Dieser wird dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt nicht zugerechnet (§ 1 Abs.1 Nr.3 SvEV).
Soweit nach Ablauf der Dreimonatsfrist eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr möglich ist, kommt eine Pauschalbesteuerung nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG nicht mehr in Betracht.
Kürzung der Pauschalen bei Verpflegung durch Arbeitgeber
Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug tageweise gekürzt, und zwar für ein Frühstück um 20 % und für ein Mittag- und Abendessen jeweils um 40 % der für den Unterkunftsort maßgebenden Verpflegungspauschale bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.
Die Verpflegungspauschale für eine Auswärtstätigkeit im Inland wird für ein Frühstück um 5,60 € und für ein Mittag- und Abendessen jeweils um 11,20 € bis auf 0 € gekürzt.
Beispiel: Erhält der Arbeitnehmer bei einer auswärtigen Tätigkeit von 9 Stunden vom Arbeitgeber ein Mittagessen gestellt, verbleibt ihm von der Verpflegungspauschale von 14 € noch 2,80 €.
Übernachtungskosten
Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten ist es zudem möglich, dem Arbeitnehmer Übernachtungskosten anstelle der tatsächlichen Kosten ohne Nachweis pauschal mit 20 € je Übernachtung steuerfrei zu gewähren (vgl. R 9.7 Nr.3 LStR). Dies ist jedoch nicht zulässig, soweit der Arbeitnehmer wie beispielsweise ein Berufskraftfahrer im Fahrzeug nächtigt bzw. der Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich erhält.
Wenn die Übernachtungskosten mittels Einzelnachweises (Rechnung) geltend gemacht werden, ist zu beachten, dass die Kosten für Frühstück, Mittag- oder Abendessen nicht zu den Übernachtungskosten gehören. Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Übernachtungspauschale inkl. Frühstück), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten für Frühstück um 20 %, für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % der maßgebenden Verpflegungspauschale bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden zu kürzen.
Gesetzesgrundlagen
§ 9 Abs. 4a EStG
R 9 LStR
BMF-Schreiben vom 25.11.2020, IV C 5 - S 2353/19/10011 :006, Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern
BMF-Schreiben vom 15. November 2019, IV C 5 - S 2353/19/10010 :002, Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021
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Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit arbeitet der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und wird nicht an einer ersten Tätigkeitsstätte tätig.
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