Arbeitgeberlexikon


Pauschale Entschädigungen für die betriebliche Benutzung von eigenen Werkzeugen des Arbeitnehmers, z.B. die Messer eines Kochs, sind steuerfrei (vgl. § 3 Nr. 30 EStG, R 3.30 LStR 2015), soweit sie die entsprechenden Aufwendungen des Arbeit­nehmers  offensichtlich nicht übersteigen. Dem Arbeitnehmer für die gestellten Werkzeuge entstandene Anschaffungs­- und Instandhaltungskosten können pauschal bis zu einem Betrag von € 410 jährlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Als Werk­zeuge sind allgemein nur Handwerkzeuge anzusehen, die zur leichteren Handhabung, zur Her­stell­ung oder zur Bearbeitung eines Gegenstands verwendet werden; Musik­instrumente und deren Einzel­teile gehören ebenso wenig  wie Schreibmaschinen und PC, Laptop  o. Ä. hierzu. Eine betriebliche Benutzung der Werkzeuge liegt auch dann vor, wenn die Werkzeuge im Rahmen des Dienstverhältnisses außerhalb einer Betriebsstätte des Arbeit­gebers ein­ge­setzt wer­den, z. B. auf einer Baustelle.

Ohne Einzelnachweis sind pauschale Entschädigungen für die betriebliche Benutzung  eigenen Werkzeugs des Arbeitnehmers bis € 410 (netto ohne Um­satzsteuer) pro Kalenderjahr  steuer- und bei­tragsfrei frei, soweit sie die tatsächli­chen Aufwendungen des Arbeit­neh­mers für Anschaffung und Instandhal­tung nicht übersteigen. Werkzeuge im Sinne § 3 Nr.30 EStG sind nur solche, die einen geringeren Anschaffungs­preis als € 410 haben. Bei einem höheren Anschaffungspreis kann es sich laut BFH nicht mehr um Werk­zeug als geringwertiges Wirtschaftsgut handeln.

Bei € 410 übersteigenden Beträgen kommt mit Nachweis der Auslagener­satz in Betracht. Pauschaler Auslagenersatz kann mit € 50 pro Monat geleistet werden, wenn die pauschale Abgeltung im Großen und Ganzen den tatsächlichen Auf­wendungen entspricht, was anhand der durchschnittlichen Rechnungsbeträge für einen repräsentativen Zeit­raum von drei Monaten belegt werden kann. Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuer­frei, bis sich die Verhältnisse wesent­lich ändern.

 

Stand 01/2016

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